Il Garante per la Privacy chiarisce gli obblighi per alberghi, B&B e affittacamere: le copie dei documenti d’identità non possono essere conservate oltre il tempo necessario alla comunicazione dei dati alle autorità competenti.
Un importante chiarimento arriva dal Garante per la protezione dei dati personali e interessa direttamente il comparto turistico e dell’ospitalità. Con un comunicato stampa del 29 aprile 2026, l’Autorità ha precisato che alberghi, bed & breakfast e affittacamere non possono conservare copie dei documenti d’identità degli ospiti oltre il tempo strettamente necessario per adempiere agli obblighi di legge.
La normativa vigente impone infatti ai gestori delle strutture ricettive l’obbligo di identificare gli ospiti e di trasmetterne i dati alle autorità di pubblica sicurezza attraverso il portale “Alloggiati Web”. Tuttavia, tale adempimento non giustifica la conservazione di fotocopie, scansioni o immagini dei documenti d’identità una volta completata la comunicazione dei dati.
Secondo il Garante, eventuali copie acquisite esclusivamente per finalità di identificazione devono essere cancellate o distrutte immediatamente dopo l’invio delle informazioni richieste. L’unico documento che può essere conservato dalla struttura è la ricevuta attestante l’avvenuta comunicazione dei dati tramite il sistema “Alloggiati Web”, documento che deve essere mantenuto per cinque anni al fine di dimostrare il corretto adempimento degli obblighi normativi.
L’Autorità richiama inoltre l’attenzione dei titolari delle strutture sull’importanza di adottare adeguate misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati personali, nonché di fornire precise istruzioni al personale incaricato della raccolta e gestione delle informazioni degli ospiti.
Particolare attenzione deve essere prestata anche ai casi di violazione dei dati personali (data breach), per i quali trovano applicazione gli obblighi previsti dal Regolamento europeo GDPR, inclusa la notifica al Garante entro 72 ore nei casi previsti dalla normativa.
Per le imprese del settore turistico si tratta di un chiarimento rilevante, che conferma la necessità di coniugare gli obblighi di pubblica sicurezza con il pieno rispetto della normativa sulla privacy, evitando trattamenti non necessari dei dati personali degli ospiti.
Confcommercio Savona invita gli operatori del settore a verificare le proprie procedure interne di registrazione e conservazione dei dati, al fine di garantire la piena conformità alle disposizioni vigenti e prevenire possibili contestazioni o sanzioni.
